آموزش اکسل برای مبتدیان
در این آموزش با نرمافزار اکسل، کاربردهای آن، Workbook، Worksheet، Cell، سطر، ستون، نوار ابزار، ساخت و ذخیره فایل و تنظیمات اولیه آشنا میشوید.
مقدمه
نرمافزار اکسل یکی از محبوبترین و کاربردیترین برنامههای مجموعه Microsoft Office است. این برنامه در شرکتها، فروشگاهها، مدارس، دانشگاهها، بانکها و حتی برای مدیریت کارهای شخصی استفاده میشود. اگر قصد دارید مهارتهای کامپیوتری خود را افزایش دهید یا برای ورود به بازار کار آماده شوید، یادگیری اکسل یکی از بهترین انتخابها برای شما خواهد بود.
در اولین قسمت از مجموعه آموزش اکسل برای مبتدیان میخواهیم از پایه با این نرمافزار آشنا شویم. در این مقاله یاد میگیرید اکسل چیست، چه کاربردهایی دارد و اجزای اصلی محیط آن چه نام دارند. همچنین روش ساخت، ذخیره، باز کردن و بستن فایل و نحوه تغییر نام شیت را بررسی میکنیم. در پایان نیز با چند تنظیم اولیه و نکته مهم آشنا خواهید شد تا بتوانید با آمادگی بیشتری آموزشهای بعدی را دنبال کنید.
فهرست مطالب
- اکسل چیست؟
- اکسل چه کاربردهایی دارد؟
- آشنایی با Workbook و Worksheet
- آشنایی با Cell، Row و Column
- معرفی محیط کار اکسل
- معرفی تبهای اصلی اکسل
- ساخت یک فایل جدید
- ذخیره کردن فایل اکسل
- باز کردن و بستن فایل
- تغییر نام شیت
- تنظیمات اولیه اکسل
- نکات مهم برای شروع
- جمعبندی
- سوالات متداول
۱. اکسل چیست؟
Microsoft Excel یک نرمافزار صفحهگسترده یا Spreadsheet است که برای ثبت، دستهبندی، محاسبه، مدیریت و تحلیل اطلاعات استفاده میشود. اطلاعات در اکسل داخل خانههایی منظم قرار میگیرند که به آنها سلول میگوییم. کنار هم قرار گرفتن سلولها، جدولی بزرگ ایجاد میکند که میتوانیم انواع متن، عدد، تاریخ و فرمول را در آن وارد کنیم.
یکی از مهمترین ویژگیهای اکسل این است که محاسبات را با سرعت و دقت زیادی انجام میدهد. برای مثال، اگر فهرستی از درآمدها و هزینههای ماهانه داشته باشید، اکسل میتواند مجموع آنها را محاسبه کرده و سود یا زیان شما را نمایش دهد. علاوه بر محاسبات، امکان ساخت نمودار، گزارش، جدول و فرمهای مختلف نیز در این نرمافزار وجود دارد.
۲. اکسل چه کاربردهایی دارد؟
کاربردهای اکسل بسیار گسترده است و تقریباً در هر شغلی میتوان از آن استفاده کرد. بعضی از مهمترین کاربردهای اکسل عبارتاند از:
- ثبت اطلاعات مشتریان و کارکنان
- محاسبه حقوق و دستمزد
- مدیریت درآمدها و هزینهها
- ثبت فروش روزانه یا ماهانه
- تهیه فاکتور و لیست قیمت
- برنامهریزی کارهای شخصی
- ثبت نمرات دانشآموزان
- مدیریت موجودی انبار
- رسم نمودار و تهیه گزارش
- تحلیل اطلاعات و آمار
برای مثال، صاحب یک فروشگاه میتواند نام کالا، قیمت، تعداد موجودی و میزان فروش را در اکسل ثبت کند. یک دانشجو نیز میتواند از این برنامه برای انجام محاسبات، تحلیل دادههای پژوهشی و رسم نمودار استفاده کند. بنابراین، آموزش اکسل برای مبتدیان فقط برای کارمندان اداری نیست و افراد مختلف میتوانند از آن بهره ببرند.
۳. تفاوت Workbook و Worksheet
هنگامی که یک فایل جدید در اکسل ایجاد میکنید، در واقع یک Workbook ساختهاید. Workbook به معنی کتاب کار است و همان فایل اصلی اکسل محسوب میشود. هر Workbook میتواند شامل یک یا چند صفحه باشد که به هر صفحه Worksheet یا کاربرگ گفته میشود.
برای درک بهتر، یک دفتر را تصور کنید. کل دفتر مانند Workbook است و هر برگه داخل آن مانند Worksheet عمل میکند. برای مثال، میتوانید در یک فایل حسابداری سه شیت داشته باشید: شیت اول برای درآمدها، شیت دوم برای هزینهها و شیت سوم برای گزارش نهایی.
نام شیتها معمولاً در پایین پنجره اکسل دیده میشود. در نسخههای مختلف اکسل، شیتهای جدید ممکن است با نامهایی مانند Sheet1، Sheet2 و Sheet3 نمایش داده شوند. شما میتوانید نام آنها را متناسب با اطلاعات داخل هر شیت تغییر دهید.
۴. آشنایی با Cell، Row و Column
محیط اصلی هر Worksheet از تعداد زیادی خانه کوچک تشکیل شده است. برای کار با اکسل باید با سه اصطلاح مهم آشنا شوید:
Cell یا سلول
هر خانه کوچک در صفحه اکسل یک Cell یا سلول نام دارد. اطلاعاتی مانند نام، عدد، تاریخ و فرمول در سلولها وارد میشوند. هر سلول یک آدرس مخصوص دارد. برای مثال، A1 آدرس سلولی است که در ستون A و سطر 1 قرار گرفته است.
Row یا سطر
ردیفهای افقی اکسل Row نام دارند. شماره سطرها در سمت چپ صفحه نمایش داده میشود و از عدد 1 آغاز میشود. برای انتخاب یک سطر کامل کافی است روی شماره همان سطر کلیک کنید.
Column یا ستون
ردیفهای عمودی اکسل Column نام دارند. ستونها با حروف انگلیسی مانند A، B، C و D مشخص میشوند. برای انتخاب یک ستون کامل باید روی حرف مربوط به آن در بالای صفحه کلیک کنید.
در نتیجه، آدرس هر سلول از ترکیب حرف ستون و شماره سطر ساخته میشود. برای مثال، سلول C5 در ستون C و سطر پنجم قرار دارد.
۵. معرفی محیط کار اکسل
پس از اجرای اکسل، بخشهای مختلفی را مشاهده میکنید. شناخت این قسمتها باعث میشود سریعتر ابزار موردنظر خود را پیدا کنید.
نوار عنوان
نوار عنوان در بالاترین قسمت پنجره قرار دارد و نام فایل بازشده را نمایش میدهد. دکمههای کوچک کردن، بزرگ کردن و بستن برنامه نیز در همین قسمت قرار دارند.
نوار ابزار دسترسی سریع
Quick Access Toolbar معمولاً بالای صفحه قرار دارد. دستورهای پرکاربردی مانند ذخیره، بازگشت به مرحله قبل و تکرار عملیات در این نوار دیده میشوند. امکان اضافه کردن ابزارهای دیگر به این نوار نیز وجود دارد.
ریبون یا نوار ابزار اصلی
Ribbon یکی از مهمترین قسمتهای اکسل است. بیشتر ابزارهای برنامه در این بخش قرار گرفتهاند و بر اساس کاربردشان در تبهای مختلف دستهبندی شدهاند. با انتخاب هر تب، مجموعهای از دستورهای مرتبط نمایش داده میشود.
نوار فرمول
Formula Bar بالای صفحه کاری قرار دارد و محتویات سلول انتخابشده را نمایش میدهد. هنگام نوشتن یا ویرایش فرمولها نیز میتوانید از این قسمت استفاده کنید.
کادر نام
Name Box در کنار نوار فرمول قرار دارد و آدرس سلول فعال را نشان میدهد. اگر آدرس یک سلول را در این کادر بنویسید و کلید Enter را فشار دهید، اکسل مستقیماً همان سلول را انتخاب میکند.
نوار وضعیت
Status Bar در پایین پنجره قرار دارد و اطلاعاتی درباره وضعیت فایل یا سلولهای انتخابشده نمایش میدهد. ابزارهای تغییر حالت نمایش و بزرگنمایی صفحه نیز در این نوار قرار دارند.
۶. معرفی تبهای اصلی اکسل
در ادامه آموزش اکسل برای مبتدیان بهتر است با تبهای مهم برنامه آشنا شویم:
- File: برای ساخت، باز کردن، ذخیره، چاپ و تنظیمات فایل استفاده میشود.
- Home: ابزارهای کپی، جایگذاری، فونت، رنگ، ترازبندی و فرمت اعداد را در اختیار شما قرار میدهد.
- Insert: برای اضافه کردن جدول، تصویر، نمودار، شکل و ابزارهای دیگر کاربرد دارد.
- Page Layout: تنظیم اندازه صفحه، حاشیهها، جهت چاپ و ظاهر برگه از این قسمت انجام میشود.
- Formulas: شامل توابع، فرمولها و ابزارهای مربوط به محاسبات است.
- Data: برای مرتبسازی، فیلتر، حذف اطلاعات تکراری و مدیریت دادهها استفاده میشود.
- Review: ابزارهای بررسی، یادداشتگذاری و محافظت از فایل را شامل میشود.
- View: برای تغییر نحوه نمایش صفحه، بزرگنمایی و ثابت کردن سطرها یا ستونها کاربرد دارد.
لازم نیست در شروع تمام ابزارهای این تبها را حفظ کنید. با انجام تمرینهای مختلف، بهمرور محل و کاربرد هر ابزار را یاد خواهید گرفت.
۷. ساخت یک فایل جدید در اکسل
برای ساخت فایل جدید، ابتدا برنامه Excel را اجرا کنید. سپس گزینه Blank Workbook را انتخاب کنید. اگر برنامه باز است، وارد تب File شوید، گزینه New را بزنید و Blank Workbook را انتخاب کنید.
بعد از ایجاد فایل، یک صفحه خالی در اختیار شما قرار میگیرد. اکنون میتوانید روی یکی از سلولها کلیک کرده و اطلاعات موردنظر را وارد کنید. برای ثبت اطلاعات در سلول، بعد از تایپ کردن کلید Enter را فشار دهید.
۸. ذخیره کردن فایل اکسل
برای ذخیره فایل میتوانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl + S استفاده کنید. اگر فایل برای اولین بار ذخیره میشود، باید محل ذخیرهسازی، نام فایل و نوع آن را انتخاب کنید.
فایلهای معمولی اکسل با پسوند .xlsx ذخیره میشوند. بهتر است نامی واضح و مرتبط برای فایل انتخاب کنید؛ برای مثال «گزارش فروش تیرماه» از نامهایی مانند «فایل جدید» مناسبتر است.
برای ذخیره یک نسخه جداگانه از فایل، وارد تب File شوید و گزینه Save As را انتخاب کنید. سپس نام یا محل جدیدی برای فایل مشخص کنید. هنگام کار نیز فایل را مرتب ذخیره کنید تا در صورت قطع برق یا بروز مشکل، اطلاعات شما از بین نرود.
۹. باز کردن و بستن فایل اکسل
برای باز کردن یک فایل ذخیرهشده، روی آن دو بار کلیک کنید. همچنین میتوانید در اکسل وارد تب File شوید، گزینه Open را انتخاب کنید و فایل موردنظر را از رایانه بیابید.
برای بستن فایل، از علامت ضربدر بالای پنجره یا گزینه Close در منوی File استفاده کنید. اگر تغییرات را ذخیره نکرده باشید، اکسل از شما میپرسد که آیا مایل به ذخیره فایل هستید. با انتخاب Save تغییرات ذخیره میشوند و با انتخاب Don’t Save تغییرات جدید حذف خواهند شد.
۱۰. تغییر نام شیت
نامگذاری مناسب شیتها باعث میشود فایل شما مرتبتر و قابلفهمتر باشد. برای تغییر نام یک شیت، روی نام آن در پایین صفحه دو بار کلیک کنید. سپس نام جدید را بنویسید و Enter را فشار دهید.
روش دیگر این است که روی نام شیت راستکلیک کرده و گزینه Rename را انتخاب کنید. بهتر است از نامهای مشخصی مانند «فروش»، «هزینهها»، «مشتریان» یا «گزارش نهایی» استفاده کنید.
برای اضافه کردن یک شیت نیز روی علامت مثبت کنار نام شیتها کلیک کنید. اگر قصد حذف شیتی را دارید، ابتدا مطمئن شوید اطلاعات مهمی در آن وجود ندارد؛ زیرا حذف اشتباه شیت ممکن است باعث از بین رفتن اطلاعات شود.
۱۱. تنظیمات اولیه و نکات مهم برای شروع
قبل از شروع کار حرفهای با اکسل، رعایت چند نکته ساده بسیار مفید است:
- فایلها را در پوشههای مشخص و منظم ذخیره کنید.
- برای فایل و شیتها نامهای واضح انتخاب کنید.
- اطلاعات هر ستون را از یک نوع در نظر بگیرید.
- در اولین سطر جدول، عنوان ستونها را بنویسید.
- بین اطلاعات جدول سطر و ستون خالی ایجاد نکنید.
- فایل را هنگام کار مرتب ذخیره کنید.
- از ادغام بیدلیل سلولها خودداری کنید.
- پیش از حذف اطلاعات مهم، نسخه پشتیبان بگیرید.
- برای اعداد، تاریخها و درصدها قالب مناسب انتخاب کنید.
- میانبرهایی مانند Ctrl + S، Ctrl + C و Ctrl + Z را یاد بگیرید.
یکی از اشتباهات رایج کاربران تازهکار این است که فقط ظاهر جدول را در نظر میگیرند. در حالی که ساختار صحیح اطلاعات اهمیت بیشتری دارد. اگر دادهها بهصورت منظم وارد شوند، انجام محاسبات، فیلتر کردن و ساخت گزارش بسیار آسانتر خواهد بود.
جمعبندی
در این قسمت از آموزش اکسل برای مبتدیان با مفهوم اکسل و کاربردهای مهم آن آشنا شدیم. همچنین تفاوت Workbook و Worksheet و معنی Cell، Row و Column را یاد گرفتیم. پس از آن بخشهای اصلی محیط اکسل، تبهای مهم، روش ساخت و ذخیره فایل، باز کردن و بستن فایل و تغییر نام شیت را بررسی کردیم.
یادگیری اصطلاحات این مقاله پایه ورود به مراحل بعدی است. لازم نیست تمام ابزارها را در همان روز اول حفظ کنید. بهتر است یک فایل آزمایشی بسازید، چند شیت به آن اضافه کنید، نام شیتها را تغییر دهید و اطلاعات سادهای در سلولها بنویسید. تمرین مداوم بهترین راه یادگیری اکسل است.